近年、オフィスでおいしいコーヒーが飲める「オフィスコーヒーサービス」を導入する企業が増えています。このサービスには、主にコーヒーマシンを導入する方法と、社内に自動販売機を設置する方法の2つがあります。 本記事では自販機型のオフィスコーヒーサービスに着目し、その概要や導入のメリット・デメリットなどについて解説します。
自販機型のオフィスコーヒーサービスとは
自販機型のオフィスコーヒーサービスとは、主にボタンを押すと自動的にコーヒーが紙コップに抽出される「カップ式自動販売機」のレンタルサービスを指します。自販機型の魅力は、コーヒーの濃さや砂糖、クリームの量を自由に調節でき、ホットとアイスが選べる点です。また、コーヒーだけでなくカフェラテ、カプチーノ、ココア、お茶、炭酸飲料、ジュースなどメニューが豊富で、気分によって飲み物を変えたり、コーヒーが苦手な方でも利用できたりします。
さらにほとんどのサービスが導入後、定期的な商品の補充や清掃、メンテナンスなどをアフターサービスとして行ってくれるため、企業側の負担が少なく管理しやすいです。ほかにも自販機型はコーヒーマシンをレンタルするよりも大量に在庫を抱えられるため、来客が多い企業や大規模なオフィスにもぴったりのサービスです。 なお、コーヒーの缶やペットボトルを取り扱う通常の自販機も「自販機型のオフィスコーヒーサービス」に含まれる場合があります。
自販機を設置する初期費用
自販機型のオフィスコーヒーサービスは基本、初期費用無料です。もちろん自販機本体の費用もかかりません。ただし、毎月のランニングコストとして電気代が必要で、カップ式自販機の場合には水道代もかかります。これら毎月の電気代（水道代）は、設置する機種や設置環境によって異なるため、導入前にどれくらいかかるか確認しておきましょう。
なお、多くの自販機型オフィスコーヒーサービスでは、定期的な商品の補充、清掃、使用済みの空き容器回収、売上金の管理、クレーム対応などをアフターサービスとして無料で行ってくれるため、導入後、費用と手間がほとんどかかりません。
自販機を設置して得る手数料
一般的に自販機を設置すると企業に売り上げの10～30％程度が手数料として入ります。したがってほとんどの場合、毎月の電気代などはこの売上金でまかなえます。ですが、自販機を設置するのは福利厚生のひとつと考え、利益を優先せずに商品価格を低く設定する企業も少なくありません。そのため、導入前に商品の価格をどのようにするか、有料にする場合には従業員にいくら負担してもらうかを検討しておくとよいでしょう。
オフィスに自販機を導入する方法
では実際、オフィスに自販機を設置するにはどうすればよいのでしょうか。ここでは自販機が設置されるまでの流れについて解説します。
従業員へのヒアリング・業者に問い合わせ
まず従業員にアンケートやヒアリング調査を行い、オフィスにどんな自販機を設置してほしいか、従業員のニーズを確認しましょう。
従業員へのヒアリングも考慮しつつ気になる業者が見つかったら見積もりを依頼します。後日エリア担当者から連絡がくるのでオフィスへの訪問日などを調整しましょう。
訪問確認
訪問当日は、はじめに企業側が予定している設置スペースに自販機が置けるかなど、設置環境の確認を行います。このとき、スペースの大きさ、コンセントの有無をチェックするほか、カップ式自販機の場合には水道設備の有無についても確かめます。
チェックが終わったら業者に「契約期間は決められているのか」「トラブルや故障が起きたときにはどうすればよいのか」「アフターサービスの内容について」など、自販機設置に関する疑問や確認したいことを聞きましょう。特にアフターサービスで清掃やゴミの回収がないと従業員の作業負担が増え、社内トラブルにもなりかねません。設置してから後悔しないように、見積もり前に気になることを解消しておきましょう。
見積もりの確認・契約・設置
訪問から数日後、業者から自販機の種類や商品ラインアップについての提案書や見積書が届きます。気になる部分がある場合には業者に問い合わせ、納得するまで内容を調整しましょう。
見積書の内容に納得したら契約を結びます。契約後、業者が自販機を設置します。設置場所や設置数によって異なりますが、おおよそ1時間で設置でき、初期稼働の点検を行ってレクチャーを受ければ、ほとんどの場合すぐに使えます。
自販機型のオフィスコーヒーを導入するメリット
外に飲み物を買いに行く必要がなくなる
オフィスで飲み物を調達できない場合、外出して買いに行くしかありません。すぐ近くに自販機やお店があればさほど問題ありませんが、立地的に自販機やお店が近くにない場合には、貴重な休憩時間が無駄になります。また、家から飲み物を用意していく方法もありますが、手間がかかり、仕事の途中でなくなる可能性もあります。しかし、社内に自販機があれば、外にわざわざ飲み物を買いに行く必要がなく、休憩時間も有意義に使えます。
リフレッシュして業務効率化につながる
長時間のデスクワークは、疲労がたまりやすく集中力も低下します。そんなときに自販機型のオフィスコーヒーがあれば、仕事の合間に自分の好きな飲み物で一息つけ、気持ちがリフレッシュすることで業務効率化につながります。しかもコーヒーに含まれているカフェインには眠気を抑制し、集中力を高める効果が期待できるため、仕事中のブレイクタイムにぴったりです。
従業員同士でコミュニケーションが生まれる
自販機型のオフィスコーヒーを設置することで、従業員が自然と会話する場所が生まれます。このような場所は別の部署や先輩・同期と日常業務では得られない情報交換ができ、ときには会話をきっかけに新しいアイデアが生まれることもあります。また、従業員同士のコミュニケーションが活発になることで社内の雰囲気がよくなれば、企業全体としての一体感も高めてくれます。
福利厚生として活かせる
「外に買いに行く手間が省ける」「飲み物代の節約になる」など、自販機型オフィスコーヒーサービスの導入は福利厚生の一貫になります。このような福利厚生の充実は、従業員満足度を高め、結果的に従業員定着度の向上に寄与します。また、福利厚生の強化は、企業の魅力につながり、人材採用活動も有利に進められます。
災害時に役立つ
災害対応型自販機であれば、大規模災害時に電力供給がされなくても自販機から飲み物を取り出して活用でき、企業の災害対策になります。近年は、災害対応型のカップ自販機も登場し、非常時に水やお湯の提供ができるため、薬の服用水や非常食の提供などに役立ちます。
自販機型のオフィスコーヒーを導入するデメリット
電気代などの費用がかかる
オフィスコーヒーの自販機は無料で導入できますが、24時間稼働させる必要があるため、月々数千円の電気代がかかります。さらにカップ式自販機の場合には電気代に加えて水道代もかかります。ほかにもアフターサービスにゴミの回収が含まれていない場合には、ゴミ箱代やゴミ袋の定期購入が必要です。
設置場所を確保する必要がある
自販機型のオフィスコーヒーは小型タイプでさえ、ある程度の設置スペースを確保しなければなりません。あまり広くないオフィスに自販機を無理やり設置すると、圧迫感が出てオフィス全体が狭い印象になります。そのため、自販機型オフィスコーヒーサービスは設置スペースを考えて導入することが大切です。
自販機を設置する以外のオフィスでコーヒーを提供する方法
オフィスコーヒーの提供方法には自販機型以外に一杯抽出型やブリュワー型といったコーヒーマシンを設置する方法があります。多くの企業ではこのようなコーヒーマシンを業者からレンタルして使用する方法を採用しており、オフィスコーヒーサービスといえばこのサービスだと思っている方も少なくありません。
コーヒーマシン型と自販機型の大きな違いは設置スペースの大きさです。自販機型は商品ラインアップが多く、在庫を多く抱えているため、小さめのタイプでもそれなりに設置スペースが必要です。一方のコーヒーマシン型は自販機型に比べてコンパクトなものが多く、近年さらに小型化が進んでいるため、設置スペースがそれほど必要ありません。しかもコーヒーマシンを用いたオフィスコーヒーサービスは多いのでコーヒーマシンの機種が充実しており、自社の規模やコーヒー消費量に合ったプランが選べる点もメリットです。
ダイオーズのコーヒーサーバーレンタルサービスがおすすめ
自社に合うオフィスコーヒーサービスをお探しならダイオーズのコーヒーサーバーレンタルサービスがおすすめです。ダイオーズは国内におけるコーヒーサービスのパイオニアです。大小さまざまなコーヒーマシンをラインアップし、クライアントのニーズに合った最適なコーヒーマシンを提案します。特にダイオーズのオフィスコーヒーサービスは、他社が設置ロケーションに制限があるなか、直結、ボトル、タンクくみ上げ式の3つの給水方法ができるため、場所を選ばずにコーヒーマシンの設置が可能です。
導入後のアフターサービスも充実しており、サービススタッフが定期訪問し、商品の補充やコーヒーマシンの保守点検、清掃などを行うため、いつでも安心して利用できます。商品もコーヒー、カプチーノ、カフェモカ、抹茶ラテ、ココアなど自販機型に劣らない多彩なメニューから選べるため、コーヒーが苦手な方も自分の好きな飲み物でブレイクタイムを楽しめます。
コーヒーサービスを検討中の方は、ぜひダイオーズまでお問い合わせください。
