快適なオフィス環境は、従業員の生産性や満足度を向上させるために欠かせません。その中でも重要なのが設備の選択です。この記事では、従業員のパフォーマンスを引き出すためにオフィスにあると便利な設備やスペースについて、具体的な例とともにご紹介します。
会社(オフィス)の設備が重要な理由
会社にとってオフィスは、従業員が仕事を遂行するための基盤です。従業員は一日の大半をオフィスで過ごし、その環境は従業員の仕事ぶりに大きな影響を及ぼします。快適で効率的なオフィス環境は従業員のモチベーションや生産性を高め、結果的にはビジネスの成功に寄与します。
オフィスの設備が効率的で機能的であればあるほど、作業はスムーズに進み、仕事の質も向上します。適切なデスクや椅子、情報技術（IT）設備、リフレッシュできるスペースなど、全てが働く環境を形成します。これらの設備を整え、適切にメンテナンスすることで、従業員の生産性アップにつながります。
会社にあると便利な設備
では、どのようなオフィス設備があると便利で従業員の生産性向上に寄与するのでしょうか。具体的な設備についてご紹介します。
パソコン
現代のオフィスワークにおいて、パソコンは不可欠なツールです。メールの送受信からレポートの作成、データ分析まで、さまざまな業務をこなすために欠かせません。そのため、適切なパソコンを選ぶことは、従業員の生産性を向上させ、ビジネスのパフォーマンスを高めるために重要な要素です。
パソコン選びにおいては、価格やスペック、アフターサービスなど多くの要素を考慮する必要があります。
価格については、企業の予算にあわせて選ぶことが基本です。しかし、長期的な視点からみると、より高いスペックのパソコンを選んだほうがコストパフォーマンスが良いこともあります。作業の効率が上がることで時間の節約につながり、経済的な利益にもなるからです。
スペックに関しては、メモリの容量が重要です。メモリはパソコンが一時的に情報を保存する場所で、容量が多ければ多いほど多くの作業を同時に行えます。一般的には、8GB以上のメモリを採用することが推奨されています。たとえば、データ分析のソフトウェアを利用する場合や、複数のブラウザタブやアプリケーションを開く場合には、大容量のメモリが必要です。
また、ディスプレイの大きさも重要な要素です。モニターが大きければ、複数のウィンドウを一度に開いて並行して作業を行えるため、作業効率の向上に寄与します。たとえば、一方でレポートを作成しながら、別のウィンドウで資料を参照するといった作業が、画面を行き来することなく一度に進められます。
多機能電話機
オフィスでのコミュニケーション手段として電話機は欠かせません。その形状や機能、デザインは多種多様であり、それぞれの企業のニーズやビジネススタイルによって最適な選択肢は変わります。たとえば、デザイン性の高い電話機はオフィスの内装と調和し、オフィスを訪れたお客様に対してプロフェッショナルな印象を与えます。一方で、機能性に優れた電話機はビジネスの効率性を高めます。
特に、ビジネスフォンのような高機能の電話機では、複数のラインを持ったり、留守録音、転送機能などを活用したりすることで、内部・外部との連絡をスムーズに行えます。たとえば、ひとつの電話機で複数のラインを管理できる機能は、大規模な企業や複数のプロジェクトを同時に進行させる企業にとっては非常に有用です。
また、転送機能は、社内のメンバーに電話をつなげる際に役立ちます。特定の問い合わせに対する専門家がほかの部署にいる場合や、受けた電話がほかのメンバーに関連する場合には、適切な人物へスムーズに連絡を取ることが可能です。
自社の状況にあわせて、必要な機能を備えている電話機を選びましょう。
高機能オフィスチェア
オフィスでの仕事は、必然的に座っている時間が長くなります。そのため、従業員の体に合った快適なオフィスチェアを選ぶことは、生産性向上のために重要です。高機能なオフィスチェアは体への負担を軽減し、長時間でも快適に作業ができます。
オフィスチェアは用途によっても使い分けるのがおすすめです。たとえば、会議用にはお手頃な価格の硬めのチェア、デスクワーク用には調節可能なアームレストが付いたチェアなど、状況に応じて最適なチェアを選ぶことが求められます。
ホワイトボード
ホワイトボードは、アイデアの共有や、作業の進行状況を視覚的に捉えるために必要なツールです。オフィスの大きさや使用する場面により、設置する場所やサイズを考えて選びましょう。
壁全体をホワイトボードにするホワイトボードペイントもおすすめです。塗るだけでホワイトボードになるため、広範囲でのブレインストーミングやプロジェクトの進行状況を視覚化するのに便利です。
コーヒーメーカー
コーヒーメーカーはオフィスの憩いの時間を提供します。社内で手軽にコーヒーを淹れることができ、リフレッシュするのに役立ちます。午後の眠気を覚ますための一杯、プロジェクトのブレインストーミングを活性化させるための一杯など、業務の状況にあわせて気軽に気分を変えられます。
また、来客時に手軽にコーヒーを提供できるのもメリットです。温かく香り高いコーヒーを提供することで、お客様に安心とホスピタリティを感じてもらえます。
ティーサーバー
オフィスで快適な環境を作り出すうえで、飲み物の提供は重要なポイントのひとつです。特にティーサーバーは、水分補給を効率的に行うための便利な設備です。ティーサーバーを設置すれば、従業員はいつでも気軽に、お茶やその他の飲み物を楽しむことができます。
お湯や水も出るものを選べば、コーヒーや紅茶、カップラーメンなど、さまざまな用途に使用できて便利です。各種茶葉を用意すれば、個々の好みに合ったお茶を楽しむこともできます。
会社にあると便利なスペース
設備だけではなく、従業員がリラックスしたり、集中して仕事をしたりするためのスペースも重要です。これらのスペースは、日々の仕事をこなすうえで、より生産性を上げる役割を果たします。
休憩室
休憩室は、従業員が仕事から一時的に離れてリフレッシュするための空間です。休憩室で一息つくことで、気分をリセットし、再び仕事に取り組むための新たなエネルギーを得ることができます。人間の集中力は、長時間は続きません。休憩室でリフレッシュをすることは、生産性向上のためにも非常に重要です。
また、休憩室は従業員同士で自然な形で交流する機会を提供します。プライベートの話や雑談をすることで、お互いの理解が深まります。
このように、休憩室は単にリラックスするための場所というだけではなく、社内のコミュニケーションを促進し、従業員の創造性や生産性を高める重要な役割を果たします。
個室ブース
個室ブースは、オープンスペースのオフィス環境で働く従業員が静かな環境で集中して作業を行うためのスペースです。
たとえば、新しいプロジェクトの提案書を作成する場面や、データ分析や研究報告のような細心の注意を必要とする作業においては、周囲の雑音から遮断された静寂な空間が必要です。多くの場合、オフィスのオープンスペースではそのような空間を確保することは難しいですが、個室ブースに入れば、静かな環境で集中して作業を行うことができます。
また、個室ブースは機密情報を扱うときのプライバシーを保護するためにも不可欠です。従業員が顧客の個人情報や企業の機密データを扱う場合、個室ブースはこれらの情報をほかの人から隠せる安全な場所となります。個室ブースは従業員が自分の仕事に集中するだけでなく、機密情報保持のためにも重要な役割を果たします。
さらに、個室ブースには防音設備が備えられていることが多く、電話会議やビデオ会議を行う際にも有効です。このようなブースでは、外部からの騒音が遮断され、会議の参加者がはっきりと会話を聞くことができます。ほかの従業員に迷惑をかけることなく、静かな環境で会議を進めることが可能です。
多目的スペース
多目的スペースは、その名のとおり、さまざまな目的で活用することが可能なスペースです。その使用方法は企業のニーズや要件により多岐にわたります。
たとえば、大型のミーティングを行う場合には多目的スペースが便利です。企画会議や年次総会など、大人数が参加する会議には通常のミーティングルームでは手狭となる場合もありますが、広い多目的スペースであれば容易に収容できます。
社内研修やセミナーを行う際にも多目的スペースは有用です。新入社員のオリエンテーションや、従業員向けの新しいスキルアップのための研修など、大人数を対象とした教育プログラムを実施するのに適しています。
社内の交流会やパーティーを開催する際にも利用できます。クリスマスパーティーや誕生日会、入社・退職パーティーなど、従業員同士がリラックスし、親睦を深める機会を提供することで、士気向上やチームワークの強化に貢献します。
また、多目的スペースは、その装飾やデザインにより、会社のブランディングにも大きな影響を与えます。たとえば、壁に企業のロゴを描いたり、企業のミッションやビジョンを表示したりすることで、企業の個性や文化を反映できます。オフィスを訪れたお客様や新入社員に対して、企業の価値観や理念を明示し、良い印象を与えられます。
会社の設備にティーサーバー「TEATRO(ティアトロ)」が便利!
TEATROは多機能型給茶機レンタルサービスです。給茶機とウォーターサーバーの機能が、この一台に搭載されています。冷・温水はもちろん、コーヒーやお茶、スポーツドリンクなど、豊富なドリンクラインアップから選べ、季節やシーンにあわせて入れ替えも可能です。
また、製品下部にウォーターボトルをセットする構造なので、力のない方でも楽に交換ができます。
さらに、業界初のタッチパネル（※2020年10月当社調べ）を搭載しており、スマートフォンを操作する感覚で誰でも簡単に操作可能です。ディスプレイには「企業ロゴ」や「新商品情報」「会社イベント情報」「社長・上司メッセージ」「社内表彰者掲載」などさまざまな画像や映像を表示できるので、社内コミュニケーションを活性化させられます。会社の休憩室や多目的スペースに設置するのにも適しています。
TEATROは、アフターサービスも充実しています。故障や問題が発生した場合でも迅速な対応が可能で安心です。
まとめ
生産的で楽しく働けるオフィスをつくる秘訣は、適切な設備とスペースの活用です。日々の業務をサポートするパソコンや電話機、リラックスできるコーヒーメーカーやティーサーバー、集中力を上げる個室ブースなど、さまざまな設備やスペースがあります。これらを活用することで、快適なオフィス環境が実現できます。