オフィス環境の整備や新事務所の開設を検討している経営者や総務の責任者の方へ、オフィスに必要な備品やあると便利なものを紹介します。さらに、オフィス環境の整備に役立つ情報も提供します。
オフィスに必要なものは意外と多い？
オフィスの設立や改装をする際、必要な備品を揃えるのは何かと大変です。デスクや椅子、コンピュータ、プリンターなどの基本的な備品から、印鑑、筆記用具、文房具、コピー用紙といった日常的に使用する消耗品、さらにはティーサーバーや冷蔵庫、空気清浄機や加湿器などのオフィス家電まで、リストを作ると何十種類にも及びます。これらを一度に揃えるのは難しいでしょう。
オフィスに必要なものは、オフィスの規模や業種によって異なります。来客用のスペースや会議用の部屋、プロジェクターの設備など、それぞれのオフィス用途に合わせて必要なものを準備しなければなりません。
この記事では、一般的に想定されるオフィスに必要な備品を一覧化します。効率的なオフィス環境の構築を目指しましょう。
オフィスに必要なもの・あると便利な備品
オフィスには、業務の円滑な遂行や快適な労働環境実現のために様々な備品が必要です。福利厚生のためのオフィス家電や生産性を高めるOA機器、機能的なオフィス家具、社員をサポートする衛生用品、さらに、いざという時の防災用品などが挙げられます。オフィス環境を整えることは、社員の働きやすさや業務の生産性を向上させる重要な要素のひとつです。
福利厚生にもなる？ オフィス家電
オフィス家電は、オフィス環境をより快適にするため、欠かせない備品です。常に清潔を保つための掃除機、有害物質を抑制する空気清浄機、空気を循環させるサーキュレーター、飲み物やお弁当、いただきものを一時的に保管する冷蔵庫、昼食などを温めるときに使う電子レンジ、そして来客時にも社員のリフレッシュにも活躍するティーサーバー（給茶機）などが挙げられます。これらの家電は、オフィス内の清潔さや快適さを維持するのに役立ちます。
このようなオフィス家電を揃える際には、社員がリラックスできるように快適な機能を備えた家電がおすすめです。たとえば、より美味しく淹れられるティーサーバーや、音の静かな冷蔵庫などです。
場合によっては、オフィス家電は福利厚生にもつながります。今までよりも快適な環境で仕事ができることは、モチベーションにつながります。また、心と体の健康にも寄与します。オフィス環境の整備には時間と予算の制約があるかもしれませんが、社員の快適なオフィスワークを実現するためにもオフィス家電の導入を検討しましょう。
生産性を支えるOA機器
OA機器類は、オフィスの生産性を支える重要な要素です。パソコン、電話、複合機、シュレッダーなどが代表的なOA機器です。パソコンは、データ管理や文書作成などに欠かせないツールです。電話は、取引先や顧客との円滑なコミュニケーションに役立ち、複合機は大量の書類や資料の印刷やコピーに活用されます。また、シュレッダーは、個人情報や機密文書の安全な廃棄に欠かせません。
OA機器の選定には、企業のニーズを考慮する必要があります。導入の際には新品、中古品、リースなど、さまざまな選択肢があります。新品購入の場合は、最新の機能や保証が付いており、自社の要件にあわせて選べます。中古品の購入は、費用を抑えられるメリットがありますが、耐久性や故障のリスクに注意が必要です。また、リースやレンタルは初期費用を抑えられて柔軟な契約期間が可能ですが、所有権を持てない点に留意する必要があります。
OA機器の導入には費用がかかるため、経費削減のために助成金や補助金制度を活用できないか検討するのも一案です。最終的には、それぞれの事情を鑑みて選択することが大切です。
機能的なオフィス家具
オフィス家具は、効率的な働き方や快適な作業環境を実現するために重要です。デスク、チェア、ロッカー、キャビネット、パーティション、ホワイトボードなどが代表的です。
デスクは、作業スペースとしての役割があり、形状やサイズ、収納スペースの有無などを考慮して選ぶことが大事です。チェアは、長時間のデスクワークに適した座り心地や背中のサポートなどによる快適性が重要です。ロッカーは、社員の荷物や貴重品を安全に保管するための備品であり、個人のプライバシーを守るために必要です。キャビネットは、書類や資料の整理に役立ちます。パーティションは、個別のスペースを作り出し、プライバシーや集中力を守るために用いられます。ホワイトボードは、アイデアの共有やメモ代わりとして活用できます。
オフィス家具の配置は効率的な動線や作業効率に大きく関与します。社員の快適性も追求するために、家具の品質や機能性、デザイン性のバランスも考慮します。オフィス家具の配置は柔軟に変更できるようにしておくことも重要です。オフィス環境や業務内容の変更などがあっても、その都度家具の配置を見直すことで、常に効率的な動線とよりよい作業環境を実現できます。生産性の向上につなげられるように、家具の配置は慎重に行いましょう。
社員を支える衛生用品
オフィスの衛生環境を整えるには、様々な衛生用品が必要です。たとえばゴミ袋、ティッシュペーパー、トイレットペーパー、除菌グッズ、掃除道具などです。ゴミ袋は、オフィス内のゴミの分別や処理をスムーズに行うために欠かせません。ティッシュペーパーやトイレットペーパーは、不衛生なものを処理するために必要です。除菌グッズは、感染症予防や清潔さを保つために使用されます。掃除道具は、オフィス内の清掃を効率的に行うために必要です。
社員の健康状態は、企業のパフォーマンスに影響を与えることが科学的に証明されています。そのため、オフィス内の衛生環境を整え、社員の健康を保つのはパフォーマンスに直結する重要な要素です。
いざという時の防災用品
災害時に備えて、オフィスには防災用品の備蓄が必要です。内閣府でも「企業防災（オフィス防災）」を推進しており、社員の安全確保や二次災害の防止が求められています。
災害が起きた際に社員がオフィスに滞在する時のために、必要な防災用品を備蓄しておくことが重要です。
内閣府（防災担当）の「大規模地震の発生に伴う帰宅困難者対策のガイドライン」でも、3日分の備蓄を推奨しています。具体的には水と食料、電池やバッテリー、毛布、衛生用品、簡易トイレなどが挙げられます。特に水と食料は生きるために必須ですので、できれば3日以上の備蓄も検討しましょう。また、電池やバッテリーは懐中電灯やラジオなどの電源として必要です。毛布は寒さ対策に役立ち、衛生用品や簡易トイレは衛生状態を保つために必要です。
防災用品は定期的に見直すことが大事です。賞味期限や消費期限がある水や食料品は定期的に入れ替える必要があります。社員数が変動した場合は防災用品の数も適切に調整しましょう。また、見直す際は、新たな防災グッズの追加が必要か併せて検討を行います。万が一の災害時に備え、準備を怠らないようにしましょう。
オフィスのデスク回りで特に必要なもの
オフィスのデスク回りで特に必要なものは、文房具と事務用品です。デスク回りの備品の充実は、生産性に大きく影響します。
文房具
文房具は仕事の効率化に欠かせないアイテムです。いっぺんに一通り揃えておきましょう。
筆記用具は、ボールペンやシャープペンシル、マーカーなど、用途にあわせて選びます。特によく使うボールペンは、書き味やインクの滑りが良く、長時間書いても疲れにくいものがおすすめです。
メモ用紙や付箋は仕事中にアイデアや重要な情報をメモするのに便利です。クリップやマグネットでデスクに固定できるメモボードも重宝します。
ファイルやクリップは、書類の整理に役立ちます。重要な書類や資料を保管するためにファイルを用意し、クリップでまとめると便利です。
その他にも、のりやはさみ、修正テープなどもあらかじめ準備しておくと便利です。また、高機能な文房具も選択肢に入れてみてください。たとえば、最近では多機能ペンなど、使い勝手のよいものや便利なものが数多くあります。
必要な文房具を整え、デスク回りを整理整頓することで快適性が増し、余計なストレスを減らせます。
事務用品
事務用品は、オフィスの業務を円滑に進めるために欠かせないアイテムです。
たとえば印鑑関係、名刺、封筒、キーボックス、延長コード、カレンダーなどがあります。
書類に押印する際に必要な印鑑は、代表者印や認印などの種類があります。また、名刺や封筒もビジネスの基本となるアイテムです。これらは、取引先の目に触れることを考え、デザイン性も重視して選ぶことをおすすめします。
キーボックスは、重要な鍵を管理するために使うので、セキュリティレベルの高いものを選びましょう。延長コードは、デスク周りの電源不足を解消し、快適な作業環境を生み出します。
カレンダーも予定を管理し、期限を守るために欠かせません。デスクに置いておくことで、日々のスケジュールを把握・共有しやすくなります。
デスク回りが整理されていることや機能的な備品が揃っていることが、オフィスの生産性に大きく影響します。耐久性があり、使い勝手が良く、デザイン性が高いものを選択して、効率的なオフィス環境を整えましょう。
オフィスに必要なものを選ぶときのコツ
オフィスの備品や消耗品のメンテナンスは、場合によっては煩雑な作業になることがあります。そのため、オフィス備品や消耗品を選択するときは、耐久性や機能性だけでなく、メンテナンスのしやすさもあらかじめ考慮する必要があります。たとえば、耐久性の高い家具や文具、手入れのしやすいオフィス家電や機器、長持ちする消耗品を選ぶことで、面倒な交換や修理の手間を減らせます。
ティーサーバー「TEATRO（ティアトロ）」を導入して､快適なオフィスづくりを
オフィスにおける快適な環境づくりを目指す際には、ティーサーバー（給茶機）の導入がおすすめです。ティーサーバー「TEATRO（ティアトロ）」は、豊富なバリエーションの飲料を提供できます。社員やお客様が好みのお茶やドリンクを選択できるので、リラックスした時間を過ごせ、満足度が向上します。冷たい飲み物やスポーツドリンクなども飲めるので、体温調節や水分補給をサポートします。
TEATROはボトルを下にセットする方式を採用しているため、ボトルが重い場合でも簡単に交換できます。ボトルの交換を行う社員の負担も軽減できます。
さらに、簡単な操作で自動洗浄が可能です。ティーサーバーは定期的なメンテナンスや清掃が必要ですが、自動洗浄機能を使用することでメンテナンスの手間を減らしつつ、いつでも清潔な状態を維持することができます。
TEATROの導入は、社員やお客様の満足度向上につながります。好みの飲み物をすぐに提供できることや、機器自体の使いやすさ、手入れのしやすさなど多くのメリットがあります。オフィスの環境づくりにおいて、TEATROは一考の価値があります。
まとめ
オフィスには様々な備品が必要です。文房具や事務用品、OA機器、家具、衛生用品、防災用品などは、快適なオフィス環境を整備するための要です。
それぞれの備品を選ぶ際には、機能性やメンテナンス面における利便性はもちろん、社員の満足度や福利厚生への配慮も大事です。じっくりと検討し、オフィスの状況に合わせて最適な選択を行いましょう。